4857 Sayılı İş Kanunu'nun İşçi Özlük Dosyası İle İlgili 75. Maddesi Aşağıdaki Gibidir.

 Madde 75. - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

10.06.2003 tarihinde yürürlülüğe giren 4857 sayılı İş Yasası, yukarıda belirtme­ye çalıştığımız önem doğrultusunda işçi özlük dosyaları tutulmasını yasa kapsa­mı içine almıştır. Anılan yasanın 75. Maddesine göre; işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İş­veren bu dosyada, işçinin kimlik bilgile­rinin yanında, bu kanun ve diğer kanun­lar uyarınca düzenlemek zorunda oldu­ğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili me­mur ve mercilere göstermek zorunda­dır.

Aynı yasanın 104. Maddesi de özlük dosyalarının tu­tulmaması halinde idari para cezasını öngörmüştür. 2004 yılı itibariyle 643.-YTL,  2005 yılı itibariyle 714.- YTL, 2006 yılı itibariyle 784.-YTL  idari para cezası söz ko­nusudur.

 İşçi Özlük dosyaları çalışan işçilerin ta­kibi açısından da öneme sahiptir. İşçi­nin sicilinin ortaya konulması, görevlen­dirmelerde ve ücretlerinin belirlenme­sinde etkili olacaktır. Dosyada bulunan evrakların zamanla güncelleştirilmesi ile etkinlik daha da artacaktır. Özellikle ikametgahının, aile durumundaki deği­şikliğin, savcılık belgesinin ve Performans Değerlendirme Formlarının gün­celleştirilmesi, işverenleri idari ve yargı organları nezdinde rahatlatacaktır. Örneğin işçinin ikametgahı güncelleştirilmemiş ise, işe başlarken istenilen ika­metgahı göz önünde tutuluyorsa, işçi­nin ayrılmasından sonra herhangi bir neden ile yapılacak ihtarnameler ve bil­dirimler karşı tarafa tebliğ edilemeye­cek, bu durumdan dolayı da sıkıntılar yaşanacaktır.

İşçi özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılma­mış, genel ifadelere yer verilmiştir. An­cak yasal hükümler ve personel depart­manı işlemleri göz önünde bulundurul­duğunda söz konusu dosyalarda aşağı­da belirtilen asgari belge ve kayıtların bulunması uygun olacaktır.

İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKLİ BELGELER (*)